GDPR

Zpracování osobních údajů uživatelů

V souladu s NAŘÍZENÍM EVROPSKÉHO PARLAMENTU A RADY (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislost se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (GDPR) informuje Městská knihovna v Hulíně své uživatele níže uvedenými opatřeními:

Účely zpracování osobních údajů (GDPR) jsou:

• evidence uživatelů, se kterými má provozovatel knihovny uzavřenu smlouvu,
• poskytování knihovnických, informačních a dalších služeb na základě knihovního zákona a blíže vymezených Knihovním řádem
• zasílání zpráv přímo se vztahujících k plnění těchto služeb. Právním důvodem ke zpracování osobních údajů je plnění smlouvy.

Knihovna  postupuje  při  zpracování  osobních  údajů  podle  Nařízení  o  ochraně  fyzických  osob (GDPR), resp. vnitřní směrnice a dalších obecně závazných právních předpisů. Knihovna zpracovává pouze   pravdivé   a  přesné   osobní   údaje,   které   za   tmto  účelem   ověřuje.  Osobní   údaje   jsou zpracovávány   vlastními   zaměstnanci   knihovny   manuálním   a automatzovaným   způsobem.   Při manuálním  zpracování  jsou  data  ukládána  do  uzamčených  skříní  pod  dohledem  odpovědného zaměstnance.  Přístup  je  omezen  pouze  na  pověřené  zaměstnance,  kteří  s nimi  pracují  v rámci svých  pracovních  úkolů.  Počítačové  databáze  jsou  uloženy  a  zálohovány  na  serveru  a  přístup k datům je chráněn systémem přístupových hesel v rozsahu potřebném k plnění úkolů jednotlivých zaměstnanců.

Měk Hulín zpracovává základní a další osobní údaje, statstcké údaje, údaje  služební, údaje účetní a právní. Údaje jsou zpracovávány za účelem:

a) poskytování služeb čtenářům,

b) ochrany majetku Měk Hulín a knihovního fondu,

c) hodnocení spokojenost čtenářů a kontroly jakost práce zaměstnanců Měk Hulín,

d) statstckého hodnocení činnost Měk Hulín,

e) evidence pohledávek a účetních operací,

f) postupu při vyřizování žádost čtenářů,

g) informování o službách poskytovaných Měk Hulín.

Základními údaji registrovaného čtenáře jsou jeho:

a) jméno a příjmení, b) datum narození, c) bydliště,

d) osobní doklad,kterým byla ověřena totožnost uživatele a správnost jím uvedených identikačních údajů.

Dalšími údaji, které však žadatel o registraci není povinen uvést, jsou

a) další adresa,

b) e-mailová adresa, c)mobil/telefon,

d) akademické tituly,

e) údaj o tom, že je čtenář držitelem průkazu ZTP či ZTP-P (kvůli slevě).

8.  Základní  identikační  údaje  zákonného  zástupce,  pokud  uživatelem  je  osoba nezletlá v obdobném rozsahu a struktuře jako základní identikační a další (7)údaje dospělého uživatele.

Knihovna dále o uživateli vede:

1. Údaje služební tzn. údaje o tzv. transakcích – čtenářské průkazy, provedení a ukončení absenční výpůjčky,  MVS,  registrace  výpůjčky,  její  prodloužení,  odeslané  upomínky,  rezervaci,  přihlášení čtenáře  k  počítačové  sít,  internetu  resp.  poznámky  vztahující  se  k porušení  ustanovení  KŘ  a  to zejména náhrada škody.
2. Údaje účetní tzn.  údaje o  provedených  inančních  transakcích  mezi  uživatelem  a  knihovnou, zejména o jejich účelu, místě, čase a dalších náležitostech dle § 11 odst. 1 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů.
3. Údaje právní tzn. údaje o právních krocích, které knihovna učinila vůči čtenáři, který se ocitl v prodlení se splněním svého dluhu.

Uchovávání osobních údajů

1.  Osobní údaje uživatele nebo jeho  zástupce, knihovna uchovává na originálech a  kopiích písemnost, kterými jsou přihláška uživatele, účetní a právní doklady.

2. Písemnost jsou uchovávány ve služebních prostorách knihovny, kam je zamezen  přístup nepovolaných osob obvyklými prostředky. Přístup k těmto písemnostem  je  omezen pouze na zaměstnance, kteří s nimi pracují v rámci svých pracovních úkolů.

3. Osobní údaje uživatele nebo jeho zákonného zástupce, knihovna uchovává  v  počítačových databázích, které dokumentují údaje v rozsahu dle bodu 6 – 8,čl. 4 včetně změn Knihovního řádu.

4. Počítačové databáze jsou uloženy na vyhrazeném serveru. Přístup k těmto datům  je chráněn systémem přístupových účtů, hesel a práv stanovených v rozsahu  potřebném pro plnění úkolů jednotlivých zaměstnanců.

5.  Osobní údaje uživatele nebo jeho zákonného zástupce, knihovna zálohuje  a  uchovává stav databází uvedených v bodě 3 tohoto článku vždy k určitému datu. K zálohám má právo přístupu pouze odpovědný zaměstnanec.

6. Knihovna předává osobní údaje třetm osobám pouze tehdy, jestliže o to požádá uživatel ve vztahu ke svým údajům, jestliže tak stanoví právní předpis nebo v případě ochrany svých práv vůči dlužníkovi čl. 19, 20, 21 Knihovního řádu.

Doba zpracovávání osobních údajů a jejich likvidace

1. Knihovna zpracovává osobní údaje od okamžiku, kdy žadatel o registraci předá vyplněnou přihlášku.

2. Osobní údaje uživatele knihovna anonymizuje, jakmile uživatel projeví přání dále nebýt registrovaným uživatelem. Podmínkou je, že tento uživatel nemá vůči žádný dluh.

3. Osobní údaje uživatele knihovna likviduje v databázi i bez jeho pokud od konce posledního registračního období uplynuly dva roky, a zároveň event. uplynul jeden rok od vypořádání jeho posledního dluhu.